Gmail标签功能怎么用 邮件分类管理与颜色标记教程

Gmail标签功能支持多维标记、跨类归属与视觉识别，操作包括：一、创建层级化标签；二、单封邮件即时添加；三、配置过滤器自动打标；四、批量处理历史邮件；五、设置标签颜色；六、定期审查精简。

如果您希望在Gmail中实现邮件的有序归档与快速定位，标签功能是核心工具。它支持多维度标记、跨类别归属及视觉强化识别，无需依赖文件夹式单向归类。以下是具体操作步骤：

一、创建结构化标签体系

构建逻辑清晰的标签层级可避免后期归类混乱，尤其适用于工作项目、客户往来、账单等多源异构邮件的统一管理。同一封邮件可同时归属多个标签，形成灵活的交叉索引关系。

1、登录Gmail后，在左侧边栏底部点击“更多”，再点击“新建标签”。

2、在弹出窗口中输入标签名称，例如“客户反馈”或“待跟进”，确认创建。

3、如需建立层级关系，勾选“使此标签成为另一个标签的子标签”，然后从下拉菜单中选择父标签（如“工作”）。

二、为单封邮件即时添加标签

手动打标签适用于临时归类、验证过滤器效果或处理突发性高优先级邮件，操作后立即生效，且不影响原始收件箱视图。

1、打开目标邮件，点击右上角的“标签”图标（方形加号）。

2、在下拉列表中勾选已有标签；若无合适选项，点击“新建标签”并命名。

3、确认后，该邮件即显示对应标签，并可在左侧标签栏点击该标签查看全部同类邮件。

三、配置过滤器实现自动打标签

过滤器依据发件人地址、主题关键词、收件地址等条件，在邮件抵达时自动完成标签分配，确保分类一致性与零遗漏。

1、在Gmail搜索栏右侧点击“显示搜索选项”图标，展开高级搜索面板。

2、填写条件，例如在“发件人”栏输入support@amazon.com，在“主题”栏输入订单。

3、点击“创建过滤器”，勾选“应用标签”，再选择或新建目标标签（如“电商订单”）。

4、勾选“也搜索与该条件匹配的现有邮件”，点击“创建过滤器”完成部署。

四、批量为历史邮件统一添加或移除标签

当需对过往大量邮件进行集中归类、清理误标或执行阶段性整理时，批量操作可避免逐条处理带来的低效问题，显著缩短整理耗时。

1、在收件箱或“所有邮件”视图中，勾选多封目标邮件（可使用全选复选框）。

2、点击工具栏中的“标签”按钮，从弹出菜单中选择要添加的标签。

3、如需移除标签，先通过左侧标签栏进入该标签页，全选邮件后再次点击“标签”按钮，取消勾选对应标签项。

五、为标签设置专属颜色以增强视觉区分度

颜色编码能大幅提升扫描效率，尤其在移动端小屏浏览或收件箱邮件密集时，不同色块可直观反映邮件类型或处理状态。

1、点击左上角齿轮图标，选择“查看所有设置”，切换至“标签”选项卡。

2、在目标标签右侧找到“颜色”选项并点击。

3、从调色板中选择一种颜色，保存更改后该标签及其相关邮件将在界面中以对应色彩显示。

建议为高优先级标签使用醒目的红色或橙色，低优先级使用蓝色或灰色，已完成事项使用绿色。

六、定期审查与精简标签列表

长期使用后易出现冗余、重复或命名不一致的标签，定期维护可维持分类系统的简洁性与可持续性。

1、进入“设置”→“标签”选项卡，逐行查看各标签名称及右侧显示的邮件数量。

2、对无邮件或邮件数长期为0的标签，点击其右侧的“删除”链接予以移除。

3、对语义重叠的标签（如“账单”与“发票”），合并为统一命名，并通过过滤器更新历史邮件归属。

每次精简后，务必检查相关过滤器是否仍指向有效标签，避免规则失效。

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